Você conhece aquele fantasma verde e viscoso de Ghostbusters? Aquele que flutua comendo tudo o que vê?

É isso que minha lista de tarefas me lembra. A cada dia ele fica cada vez maior enquanto tento desesperadamente controlá-lo. (Alguém tem um pacote de prótons extra por aí? rs)

As coisas nem sempre foram assim. Meu cérebro mudou durante meu primeiro ano de faculdade. De repente, parecia impossível lembrar das coisas tão bem como antes. Havia tanta coisa para fazer: dever de casa, estágios, atividades extracurriculares, onde coloquei as chaves do carro. Foi nessa época que comecei a experimentar diferentes planejadores e listas de tarefas.

Infelizmente, eu nunca dominei completamente toda a coisa de “produtividade”, pelo menos não de uma forma coesa. Existem muitos métodos para se manter organizado e, ao longo dos anos, tentei a maioria deles: manter minha lista de tarefas em cadernos, diários com marcadores, planejadores de papel, aplicativos de telefone e centenas de mensagens codificadas por cores -está colado na minha mesa.

Nada travou … ainda.

Este ano, decidi que já é o suficiente. Eu vasculhei meus arquivos em busca dos melhores métodos de lista de tarefas que existem e prometi dar uma chance aos meus quatro favoritos.

Durante quatro dias, tentei quatro estratégias diferentes. Todas as manhãs, eu me preparava para concluir 12 tarefas que exigiam uma quantidade semelhante de esforço, tempo e concentração, e oito das quais eram importantes para eu concluir às 5 da tarde. O número de reuniões que tive entre segunda e quinta-feira variou um pouco (observei onde isso pode ter sido um fator). No final de cada dia, eu medi minha produtividade geral e níveis de estresse.

Segunda-feira: nenhuma lista, apenas um calendário.

Como alguém que muitas vezes se sente assombrado por sua lista de tarefas, a ideia de rasgá-la em pedaços parecia incrível – então, quando me deparei com um artigo me aconselhando a fazer exatamente isso, fiquei emocionado. “Pare de fazer listas de tarefas”, escreve o autor Daniel Markovitz. “Eles estão simplesmente preparando você para o fracasso e a frustração.”

Sua ideia é direta. Em vez de depender de post-its ou aplicativos de produtividade, use seu calendário digital para organizar seu tempo. Para cada tarefa que você precisa realizar, estime quanto tempo levará e bloqueie esse período com antecedência. Markovitz argumenta que esse método ajuda a priorizar melhor seu trabalho, fornece prazos embutidos e impede que você priorize tarefas super fáceis.

Eu experimentei. A última coisa na sexta-feira, dei uma última olhada em minha lista e agendei todas as tarefas que queria realizar na segunda-feira. Deixei algumas vagas abertas para o almoço, revisando e-mails e quaisquer tarefas de última hora que pudessem aparecer.

Preencher minha agenda com antecedência me deu uma sensação real de controle sobre meu tempo. Mas, à medida que o fim de semana avançava, comecei a entrar em pânico. Ansioso, o Sunday Scaries* me atingiu no sábado por volta das 14h. Eu me encontrava constantemente abrindo o Outlook para ver o que estava acontecendo. Cada tarefa parecia estar olhando para mim através da tela, sussurrando “em breve”.

Quando a manhã de segunda-feira chegou, eu consegui me recompor. Quando aquele primeiro ding* soou, notificando-me que era para minha tarefa, eu estava pronto para ir. Eu não tive que usar nenhuma força cerebral para descobrir que tarefa cumprir (um grande alívio, especialmente em uma manhã de segunda-feira) e terminei com 10 minutos de sobra. O tempo bloqueado em meu calendário também aliviou qualquer pressão que eu normalmente sentiria para responder a e-mails ou fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Dito isso, eu tive que mudar algumas coisas devido a mudanças de programação de última hora.

Minha parte menos favorita deste método: Não conseguir verificar minha tarefa concluída. O cancelamento de tarefas libera literalmente dopamina em nossos cérebros, um neurotransmissor que nos faz sentir leves e felizes – e Uau!, senti falta dessa sensação.

Tarefas atribuídas: 12
Tarefas concluídas: 8

Prós:

Limita a indecisão
Bom para agendar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Mantém você na tarefa

Contras:

Pode ser assustador
As tarefas podem ser reorganizadas com mudanças na programação
Sem verificação de tarefas concluídas (ou dopamina)

Este método é bom para … pessoas que gostam de estrutura, que não têm medo de uma agenda lotada ou que amam planejar com antecedência.

Eu faria de novo? Por mais que eu ame a ideia de destruir minha lista de tarefas, se eu tentasse esse método novamente, eu o abordaria de forma um pouco diferente. Eu manteria uma lista de tarefas por escrito e agendaria itens dela em meu calendário todas as manhãs. Dessa forma, eu obtenho a estrutura das tarefas de time-boxing e a satisfação de eliminá-las.

Terça-feira: Mantenha uma lista em execução, mas faça apenas “uma coisa” nela.

Nossos cérebros começam a ficar sobrecarregados assim que temos mais de sete coisas para escolher. Para mim, esse é um problema recorrente. Às vezes, minha lista de tarefas é tão longa que eu desligo completamente. Em vez de decidir uma tarefa a cumprir, olho para longe e tenho pensamentos não relacionados ao trabalho. (Se alienígenas existem, por que eles ainda não nos contataram?)

A tática que experimentei na terça-feira, que chamo de método “faça uma coisa”, supostamente me ajudaria a superar esse problema. É uma estratégia destacada no artigo de Peter Bergman, “Sua lista de tarefas é, na verdade, muito longa”. O conceito central é: mantenha sua lista de tarefas, mas use-a apenas como uma referência – não algo para trabalhar. Toda vez que você quiser realizar uma tarefa, escreva em um Post-It e cole onde você possa vê-la. Em seguida, oculte sua lista completa e concentre-se. Depois de terminar a tarefa escolhida, risque-a da lista e comece novamente.

A ideia aqui é que, ao selecionar uma tarefa por vez, é mais provável que você a cumpra, em vez de pular sem entusiasmo de tarefa em tarefa (ou apenas olhar para o espaço).

Na terça-feira, selecionei minha primeira tarefa: pesquisar ideias para nossa próxima reunião de argumento de venda. Anotei, escondi minha lista de tarefas e colei o Post-it na parede à minha frente, onde permaneceria à vista. Cada vez que minha mente começava a divagar, eu levava meus olhos de volta para a nota. Isso me lembrou um pouco da meditação: quando sua mente começa a vagar, você volta à sensação de sua respiração entrando e saindo, e volta a se concentrar no momento presente. Pense no Post-it como “minha respiração” neste cenário. Sua presença física ajudou-me a me concentrar no trabalho que realizava.

A melhor parte? Depois de terminar cada tarefa, tive o prazer de arrancar o Post-it da parede, e, riscá-lo da minha lista. Dopamina dupla!

Tarefas atribuídas: 12
Tarefas concluídas: 11

Prós:

Limita a indecisão
Resultados em alto foco
Alta taxa de conclusão de tarefas
DOPAMINA DUPLA

Contras:

Difícil de encaixar as tarefas entre as reuniões

Este método é bom para … sonhadores, multitarefas ou pessoas que se distraem facilmente.

Eu faria de novo? Absolutamente. Em comparação com a tática de calendário, tive mais dificuldade em navegar meu tempo em torno das reuniões e evitar interrupções. Mas esse método se mostrou mais útil do que o anterior, pelo menos para alguém como eu, que tem dificuldade em manter o foco. Depois de apenas um dia, eu estava mais confiante em minhas escolhas, mais produtivo e, embora participasse de mais reuniões do que na segunda-feira, consegui realizar mais tarefas e iniciar tarefas que vinha procrastinando.

Quarta-feira: Use um gerenciador de tarefas digital.

Por favor, deixe-me saber se você se relaciona com este cenário, porque isso acontece comigo o tempo todo: eu estarei casualmente navegando pela app store no meu telefone quando vejo um novo aplicativo gerenciador de tarefas. Baixei com grandes esperanças, pensando que me ajudará a recompor minha vida. E é verdade! Por um dia … até que eu esqueça que existe e nunca mais abro novamente.

Ainda assim, na quarta-feira, parecia certo dar aos gerentes de tarefas digitais uma chance justa. Afinal, as listas de tarefas digitais, quando usadas corretamente, têm um grande fascínio. Os sofisticados permitem que você agende tarefas, sincronize-as com seu e-mail e faça várias listas de uma vez.

Para este experimento, decidi usar um aplicativo chamado Todoist. Quando você busca no Google os “melhores gerenciadores de tarefas digitais”, Todoist é um dos primeiros a aparecer. Mas todos nós sabemos que os mecanismos de pesquisa não sabem tudo, então eu fiz um pouco mais de pesquisa para ter certeza de que estava fazendo a escolha certa. De acordo com The Muse e LifeHack.org, eu estava.

Todoist tinha tudo que eu procurava em um planejador digital: classificação de projetos (que permite organizar tarefas em grupos diferentes), agendamento de tarefas (para que você possa fazer um planejamento de longo prazo) e tarefas recorrentes (ótimo para coisas que você precisa fazer todos os dias). Muitos outros aplicativos, como Trello e Asana, têm funções semelhantes, mas consegui testá-los gratuitamente usando Todoist.

Para otimizar minha experiência, usei todas as ferramentas exclusivas que Todoist tem a oferecer – e valeu a pena.

Primeiro, inseri todas as tarefas que pude pensar no aplicativo. Em seguida, usei o recurso de classificação de projetos para organizá-los em grupos: mídia social, artigos, vídeo, etc. O recurso de codificação por cores me permitiu atribuir significado a cada tarefa e priorizar meus projetos mais imediatos. Eu me perguntei: “O que realmente vou fazer hoje?” Se eu não planejasse fazer isso, usei a função de agendamento para dar uma data de entrega posterior.

Finalmente, configurei minhas tarefas recorrentes. Foi um alívio saber que nunca mais teria que agendá-los – o aplicativo faria isso por mim. (Porém, você pode fazer algo semelhante na maioria dos calendários digitais.)

Pensar estrategicamente sobre o que eu seria capaz de realizar em um determinado período de tempo me permitiu evitar um pouco da minha indecisão usual e da ansiedade que a acompanha. Em vez de olhar para uma lista de 30 tarefas que eu poderia potencialmente concluir nas próximas cinco horas, reduzi-a às 12 primeiras, que eram muito mais fáceis de compreender. O aplicativo também me permitiu arrastar tarefas para cima e para baixo e reordená-las por prioridade ao longo do dia.

Tarefas atribuídas: 12
Tarefas concluídas: 11

Prós:

Ótimo para organizar muitas tarefas (incluindo tarefas de curto e longo prazo)
O agendamento de tarefas recorrentes libera espaço do cérebro
Salva árvores

Contras:

É difícil rastrear tarefas em andamento
Menos dopamina

Este método é bom para … técnicos, pessoas que adoram usar seus telefones e têm MUITAS tarefas para organizar ou que estão trabalhando em uma variedade de projetos.

Eu faria de novo? Adorei as funcionalidades exclusivas que um aplicativo digital oferece. Mas era mais difícil manter o controle de tudo o que eu havia realizado – uma vez que você conclui uma tarefa, ela desaparece no éter. (A versão paga de Todoist resolve isso.) Clicar em uma marca de seleção em uma tela também foi menos satisfatório do que riscar uma tarefa da minha lista de papel – um fator que é, aparentemente, muito importante para mim. Por último, um aplicativo digital pode parecer uma versão glamorosa de um calendário digital: mais fácil de usar e visualmente mais agradável. Mas no final, oferece ferramentas semelhantes. De modo geral, ainda prefiro uma lista de papel a uma digital.

Quinta-feira: Faça três listas.

Na quinta-feira, fiquei um pouco selvagem. Fiz TRÊS listas de tarefas pendentes.

Em seu artigo, “Domando a épica lista de tarefas”, a coach executiva Allison Rimm escreve que uma lista de tarefas não é adequada para administrar nossas vidas complicadas. “Nossas listas estão abarrotadas de prioridades urgentes que devemos realizar imediatamente, tarefas importantes que temos medo de esquecer porque não têm uma data de entrega específica e tarefas básicas que adicionamos à lista porque nos faz sentir bem em verificar algo, ” Ela explica.

Basicamente, temos mais tarefas em nossa lista de tarefas do que podemos imaginar concluí-las. Quando isso acontece, ficamos presos em um ciclo sem fim de completar os mais fáceis e urgentes, e deixamos de terminar os que são mais importantes. Em vez de trabalhar com uma longa lista, Rimm sugere manter três. A lista # 1 é para tarefas importantes não urgentes (também conhecidas como coisas que você precisa fazer eventualmente, mas não hoje). A lista nº 2 é para tarefas que você precisa concluir hoje. A lista nº 3 é para tarefas que estão em sua lista de tarefas pendentes, mas que você nunca concluirá.

Depois de ter todas as três listas, comece com a lista # 2. Agende as tarefas que você precisa realizar hoje em sua agenda (semelhante ao que fiz na segunda-feira). Em seguida, pegue a lista nº 1 e agende essas tarefas para datas futuras. Ao programar suas tarefas por prioridade, você está reconhecendo que seu tempo é um recurso valioso e finito. É mais provável que você conclua um trabalho significativo e jogue fora um trabalho que realmente não precisa ser feito.

Escrever a Lista # 3 foi de longe a melhor parte dessa tática. É satisfatório admitir: “Nunca vou conseguir fazer isso.” Agendar tarefas de longo prazo me deu uma sensação semelhante de satisfação e fiquei menos ansioso para esquecê-las.

A lista de agendamento 2 foi muito mais desafiadora. Quer fossem as duas reuniões extras na minha agenda ou a tigela de chili reconfortante que comi no almoço, essa tática não me deu o suporte para o poder durante o dia como alguns dos outros métodos. Preciso de apoio motivacional extra para me ajudar nas tarefas de curto prazo, e essa abordagem parecia se adequar melhor a longo prazo.

Tarefas atribuídas: 12
Tarefas concluídas: 8

Prós:

Te mantém organizado
Limita sua lista
Alivia a ansiedade sobre projetos futuros

Contras:

Todo o agendamento pode ser opressor
Não ajudou a me motivar no momento
Listas físicas fáceis de perder (se você escolher esse método)

Este método é bom para … pessoas que têm prioridades conflitantes, que adoram riscar itens fáceis de sua lista (um pouco demais), ou que não precisam de muito suporte para manter o foco.

Eu faria de novo? Eu pessoalmente não usaria esse método a longo prazo. Gosto de escrever minhas listas no papel, e manter o controle de todas as três foi difícil. Há, no entanto, um aspecto desse método que foi genial: Lista nº 3. Vá até a sua lista de tarefas agora e faça uma lista de todas as tarefas que você provavelmente nunca completará. Você não vai se arrepender.

Qual é o meu veredicto?

O método “faça uma coisa” me fez sentir mais produtivo e no controle do que os outros. Mas era realmente melhor para completar minhas tarefas mais imediatas. Seguindo em frente, vou combiná-lo com Todoist, meu gerenciador de tarefas digitais, que é melhor para agendar tarefas importantes que estão por vir.

Confesso: meu veredicto é inteiramente baseado em minhas próprias preferências, pontos fortes e falhas. Nenhum método é realmente melhor do que o outro – o que funciona para você dependerá de suas próprias peculiaridades, hábitos e do que você está tentando realizar. Então experimente! E certifique-se de deixar algum espaço em branco na agenda para relaxar. (Burnout é real.)

Lembre-se: se você não terminar tudo da sua lista de tarefas hoje, sempre haverá amanhã, ou no dia seguinte ou no próximo.

Fonte: Harvard Business Review

*O “Sunday Scaries” é a ansiedade que se instala nas noites de domingo com o retorno iminente ao escritório, escola ou trabalho.

*ding é o som do alerta no telefone